Conditions Générales de Ventes

Identification et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») régissent l'ensemble des prestations de conseil, de conception, d'organisation, de production et de coordination d'événements et de voyages d'affaires fournies par la société [Dénomination sociale], exerçant sous le nom commercial « Tonka Event », [forme juridique] au capital de [montant] euros, immatriculée au RCS de [ville] sous le numéro [numéro], dont le siège social est situé [adresse], numéro de TVA intracommunautaire [numéro] (« l'Agence »).

Les prestations de l'Agence s'adressent exclusivement à des clients professionnels (entreprises, institutions, associations, ONG), en France comme à l'étranger (« le Client »). Le Client déclare agir uniquement pour les besoins de son activité professionnelle. L'Agence ne propose pas ses prestations aux consommateurs, et aucun droit de rétractation ne s'applique.

Toute commande implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV, qui prévalent sur tout document du Client, notamment ses conditions générales d'achat, sauf dérogation écrite et signée de l'Agence. Des conditions particulières figurant au devis ou au contrat peuvent compléter ou déroger aux présentes CGV ; en cas de contradiction, elles prévalent.

Définitions

• Prestations : l'ensemble des services décrits dans le devis ou le contrat (conception, production, logistique, animation, communication, accueil, coordination de déplacements, etc.).
• Événement : la manifestation ou le déplacement professionnel faisant l'objet de la commande (séminaire, conférence, congrès, incentive, lancement de produit, voyage d'affaires, etc.).
• Prestataires : les tiers sélectionnés pour l'Événement (lieux, traiteurs, transporteurs, hôtels, techniciens, artistes, agences locales, etc.).
• Budget : l'enveloppe financière validée par le Client pour l'Événement.
• Débours : frais avancés par l'Agence pour le compte du Client et refacturés sur justificatifs, avec la commission convenue le cas échéant.

Devis, commande et formation du contrat

Les devis établis par l'Agence sont valables dix (10) jours à compter de leur date d'émission, sauf mention contraire. Passé ce délai, l'Agence peut réviser ses prix, notamment lorsque les tarifs des Prestataires, les taux de change ou la disponibilité des lieux ont évolué.

Le contrat est formé à la réception par l'Agence du devis daté, signé, revêtu de la mention « Bon pour accord » et du cachet du Client, accompagné du règlement de l'acompte prévu à l'article 5. La signature électronique a la même valeur probante que la signature manuscrite.

Les propositions créatives, recommandations et documents préparatoires remis avant la commande restent la propriété de l'Agence (article 15). Si une phase de conception préalable est facturée, elle est due même en l'absence de commande de l'Événement.

Prix et taxes

Les prix sont exprimés en euros, hors taxes, sauf mention contraire. La TVA ainsi que toute taxe, retenue à la source, droit de douane ou taxe locale applicable en France ou à l'étranger sont à la charge du Client, selon la réglementation fiscale applicable à chaque prestation et à chaque pays.

Lorsque le devis est établi dans une devise autre que l'euro, ou lorsque des Prestataires facturent en devise étrangère, l'Agence peut réajuster le prix en cas de variation du taux de change supérieure à cinq pour cent (5 %) entre la date du devis et la date de facturation.

Les honoraires de l'Agence sont fixés de manière forfaitaire ou sous forme de commission en pourcentage du Budget, selon le devis. Les Débours sont refacturés sur justificatifs. Sauf mention expresse, les frais de déplacement, d'hébergement et de repas de l'équipe de l'Agence mobilisée hors de son lieu d'implantation sont facturés en sus.

Tout dépassement de Budget résultant d'une demande du Client fait l'objet d'un avenant ou d'un devis complémentaire préalable.

Modalités de paiement

Sauf stipulation contraire du devis, l'échéancier de paiement est le suivant :

Les paiements s'effectuent par virement bancaire sur le compte indiqué sur la facture, en euros et sans frais pour l'Agence. Les frais bancaires, y compris ceux liés aux virements internationaux, sont à la charge du Client.

Pour les Prestataires exigeant un règlement anticipé (réservations de lieux, billets de transport, dépôts hôteliers), l'Agence peut demander des provisions spécifiques. Le défaut de paiement d'une échéance autorise l'Agence à suspendre l'exécution des Prestations, sans que sa responsabilité puisse être engagée, et à reporter ou annuler les réservations en cours.

Aucune compensation n'est admise entre les sommes dues à l'Agence et d'éventuelles créances que le Client prétendrait détenir, sans l'accord écrit de l'Agence.

Retard de paiement

Toute somme non payée à l'échéance porte de plein droit, sans mise en demeure préalable, intérêts de retard au taux de trois (3) fois le taux d'intérêt légal en vigueur, calculés au prorata temporis à compter du lendemain de la date d'échéance et jusqu'au paiement intégral.

Conformément aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne en outre l'exigibilité d'une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante (40) euros par facture impayée. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, l'Agence peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

En cas de non-paiement, l'ensemble des sommes restant dues deviennent immédiatement exigibles.

Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• fournir à l'Agence, dans les délais demandés, toutes les informations, validations et documents nécessaires à l'exécution des Prestations (brief, liste des participants, régimes alimentaires, contenus, accès, etc.) ;
• désigner un interlocuteur unique habilité à prendre des décisions engageantes ;
• communiquer des données exactes pour les participants, notamment l'identité figurant sur les documents de voyage ;
• informer ses invités et collaborateurs des formalités administratives et sanitaires (passeport, visa, vaccins, autorisations d'entrée), leur obtention incombant aux participants, sauf mission expressément confiée à l'Agence par écrit ;
• respecter les règlements intérieurs des lieux et la législation locale applicables à l'Événement.

Tout retard ou toute défaillance du Client dans ses obligations peut entraîner un report, une modification de l'étendue des Prestations ou un surcoût, sans que la responsabilité de l'Agence puisse être recherchée.

Prestataires et sous-traitance

L'Agence est autorisée à recourir à des Prestataires et sous-traitants, en France et à l'étranger, qu'elle sélectionne avec diligence. Elle demeure responsable à l'égard du Client de la bonne coordination des Prestations qu'elle a commandées en son nom propre.

Lorsque le Client impose un Prestataire, ou lorsque le contrat est conclu directement entre le Client et le Prestataire, l'Agence n'est responsable ni de la qualité ni de l'exécution de la prestation de ce Prestataire.

Les conditions générales de vente et d'annulation des Prestataires (hôtels, compagnies de transport, lieux, etc.) sont applicables et seront communiquées au Client sur demande. Elles peuvent être plus restrictives que celles de l'Agence et sont répercutées au Client.

Modification de la commande

Toute demande de modification (date, lieu, nombre de participants, programme, contenu) doit être adressée par écrit à l'Agence. Elle n'est effective qu'après acceptation écrite de l'Agence et, le cas échéant, signature d'un avenant précisant l'impact financier et logistique.

Une variation du nombre de participants est traitée ainsi :

• une réduction supérieure à 10 % du nombre de participants garanti est soumise au barème de l'article 10 pour la partie excédant ce seuil ;
• une augmentation est acceptée sous réserve des disponibilités et peut entraîner une révision du prix ;
• les effectifs définitifs doivent être confirmés au plus tard 21 jours avant l'Événement.

Annulation et résiliation

Toute annulation totale ou partielle par le Client doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par e-mail avec accusé de lecture. La date de réception de la notification fait foi. Sauf conditions plus strictes imposées par les Prestataires, l'indemnité d'annulation est calculée selon le barème suivant, en pourcentage du montant total TTC de la commande :

En toute hypothèse, restent dus : les honoraires de conception et de gestion de projet déjà réalisés, les frais engagés auprès des Prestataires et non remboursables, ainsi que les pénalités facturées par ces derniers.

L'Agence peut résilier le contrat de plein droit, quinze (15) jours après une mise en demeure restée sans effet, en cas de manquement grave du Client, notamment en cas de non-paiement, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Si l'Agence doit annuler l'Événement pour un motif qui lui est imputable, elle rembourse les sommes perçues correspondant aux Prestations non exécutées, à l'exclusion de toute autre indemnité, sous réserve de l'article 12.

Événements et voyages d'affaires à l'international

Pour les Événements et déplacements professionnels organisés hors de France, le Client reconnaît que les usages, la réglementation, les conditions sanitaires, sécuritaires et climatiques ainsi que la disponibilité des infrastructures peuvent différer de ceux de son pays d'établissement.

L'Agence informe le Client de ses recommandations de sécurité et de formalités, notamment à partir des avis officiels du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères. Le Client reste libre de maintenir ou d'annuler l'Événement. Une annulation décidée par le Client pour des raisons de sécurité demeure soumise à l'article 10, sauf cas de force majeure au sens de l'article 14 ou déconseil officiel de voyage rendant l'exécution impossible ou dangereuse.

Les voyages d'affaires sont organisés exclusivement pour le compte de professionnels, pour les besoins de leur activité. Ils ne constituent pas des forfaits touristiques proposés à des consommateurs. Le transport, l'hébergement et les prestations associées sont réservés auprès de Prestataires dont les conditions s'appliquent (article 8).

Les licences, autorisations administratives, permis de travail, droits d'auteur locaux (redevances musicales, par exemple) et obligations douanières propres à chaque pays sont traités selon la répartition prévue au devis ; à défaut, ils sont à la charge du Client.

Responsabilité

L'Agence est tenue, pour l'ensemble de ses Prestations, d'une obligation de moyens, sauf mention expresse d'une obligation de résultat dans le contrat.

Sa responsabilité ne peut être engagée en cas de : faute, négligence ou omission du Client ou de ses invités ; fait d'un tiers imprévisible et irrésistible ; défaillance d'un Prestataire imposé par le Client ; force majeure ; modification de programme imposée par les autorités ou par les conditions de sécurité.

Sauf faute lourde ou dolosive, et dans la limite permise par la loi, la responsabilité de l'Agence, tous préjudices confondus, est limitée au montant des honoraires perçus au titre de la commande concernée. L'Agence n'est en aucun cas responsable des dommages indirects ou immatériels, tels que perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de clientèle, atteinte à l'image ou préjudice commercial.

Toute réclamation relative à l'exécution des Prestations doit être formulée par écrit dans un délai de huit (8) jours suivant la fin de l'Événement, et, en cours d'Événement, dès la constatation du manquement, afin de permettre à l'Agence d'y remédier.

Les participants demeurent responsables des dommages qu'ils causent aux lieux, matériels ou personnes ; le Client se porte garant de leur comportement.

Assurances

L'Agence déclare être titulaire d'une assurance de responsabilité civile professionnelle auprès de [compagnie d'assurance], police n° [numéro], couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité dans le cadre de ses activités. Une attestation peut être fournie sur demande.

Il est vivement recommandé au Client de souscrire, à ses frais, une assurance annulation d'événement, une couverture des risques de non-présentation et une assurance assistance et rapatriement pour ses participants. L'Agence peut orienter le Client vers un produit d'assurance sans en être elle-même l'assureur.

Force majeure

Aucune des parties n'est responsable de l'inexécution de ses obligations lorsqu'elle résulte d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, c'est-à-dire un événement échappant à son contrôle, qui ne pouvait raisonnablement être prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées. Sont notamment considérés comme tels : catastrophe naturelle, guerre, attentat, émeute, mesure gouvernementale d'interdiction de rassemblement ou de circulation, épidémie ou pandémie donnant lieu à des restrictions officielles, grève générale, fermeture d'espace aérien, panne généralisée des réseaux.

La partie qui l'invoque en informe l'autre sans délai. Si l'empêchement est temporaire, l'exécution est suspendue ; s'il dure plus de trente (30) jours, chaque partie peut résilier le contrat par notification écrite, sans indemnité. Dans ce cas, le Client reste redevable des Prestations déjà exécutées et des frais engagés par l'Agence et non remboursables par les Prestataires.

Un report de l'Événement à une date ultérieure peut être convenu par avenant ; les sommes versées peuvent alors être reportées, sous réserve des frais supplémentaires facturés par les Prestataires.

Propriété intellectuelle

Les concepts, créations, scénographies, plans, maquettes, visuels, noms d'événements, présentations, méthodes et tout autre élément élaboré par l'Agence demeurent sa propriété exclusive, y compris lorsqu'ils sont remis au Client à titre de proposition. Toute reproduction, utilisation ou exploitation sans autorisation écrite est interdite.

Sous réserve du paiement intégral du prix, l'Agence concède au Client un droit d'utilisation non exclusif des créations spécifiquement réalisées pour l'Événement, pour la durée, le territoire et les usages précisés au devis, ou, à défaut, pour les seuls besoins de l'Événement concerné.

Le Client garantit l'Agence contre toute réclamation de tiers relative aux éléments qu'il lui fournit (logos, textes, images, musiques, vidéos) et dont il détient ou obtient les droits nécessaires.

Les marques, logos et le nom « Tonka Event » restent la propriété de l'Agence ; aucun droit d'usage n'est cédé sans accord écrit.

Droit à l'image et références

Sauf opposition écrite du Client avant l'Événement, l'Agence peut réaliser ou faire réaliser des photographies et vidéos de l'Événement et les utiliser pour sa promotion (site internet, réseaux sociaux, portfolio, supports commerciaux), à l'exclusion de toute information confidentielle.

Il appartient au Client d'informer les participants de la captation d'images et, si nécessaire, de recueillir leurs autorisations pour toute utilisation dépassant le cadre habituel de l'Événement. Sauf refus écrit, l'Agence peut citer le Client à titre de référence commerciale. Le Client peut à tout moment demander que son nom ne soit pas cité ou que ses références ne soient plus diffusées.

Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder strictement confidentielles les informations non publiques de l'autre partie auxquelles elle a accès dans le cadre de la relation commerciale (budgets, stratégie, lancements, listes d'invités, savoir-faire), et à ne les utiliser que pour l'exécution du contrat. Cette obligation s'applique pendant toute la durée du contrat et pendant cinq (5) ans après son terme, sauf obligation légale de divulgation.

Données personnelles

Dans le cadre de l'organisation de l'Événement, l'Agence traite des données personnelles de participants transmises par le Client. Chaque partie s'engage à respecter le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi Informatique et Libertés. Sauf précision contraire au contrat, le Client est responsable de traitement et l'Agence agit en qualité de sous-traitante : elle ne traite les données que sur instruction documentée du Client, assure leur sécurité, limite leur accès aux personnes habilitées, fait signer des engagements de confidentialité à son personnel et n'engage des sous-traitants ultérieurs qu'avec l'accord du Client.

Lorsque des données sont transférées hors de l'Espace économique européen (vers un hôtel ou un prestataire local, par exemple), l'Agence met en œuvre les garanties appropriées prévues par le RGPD (décision d'adéquation, clauses contractuelles types). Les données sont supprimées ou restituées à l'issue de l'Événement dans un délai de 36 mois, sauf obligation de conservation légale.

Pour toute demande, contactez : ivan.tiounkine@outlook.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Éthique, sanctions et conformité

Chaque partie s'engage à respecter les lois applicables en matière de lutte contre la corruption et le trafic d'influence (notamment la loi dite « Sapin II »), de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, de droit du travail et de sanctions économiques et embargos internationaux (Union européenne, ONU, États-Unis).

L'Agence peut suspendre ou résilier le contrat, sans indemnité, si l'exécution de la commande l'exposait à une violation de ces règles, ou s'il lui est demandé d'offrir des cadeaux ou invitations susceptibles de constituer un avantage indu. Le Client déclare que les fonds versés à l'Agence ont une origine licite.

Réclamations et règlement amiable

Toute réclamation peut être adressée à l'Agence par e-mail.

Les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d'accord sous trente (30) jours à compter de la réclamation, elles peuvent convenir de recourir à une médiation ou à une conciliation, sans que cela fasse obstacle au droit de saisir le tribunal compétent, notamment en cas d'urgence.

Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGV et les contrats conclus en application de celles-ci sont régis par le droit français, à l'exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises et de toute règle de conflit de lois.

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Caen y compris en cas de pluralité de défendeurs, d'appel en garantie ou de procédure en référé.

La nullité d'une clause n'affecte pas la validité des autres. Le fait pour l'Agence de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement. Les CGV sont rédigées en français ; en cas de traduction, seule la version française fait foi.